Częste błędy księgowe popełniane przez nowych właścicieli firm

Rozpoczęcie nowej działalności to ekscytujący i orzeźwiający czas, w którym przedsiębiorcy czują się wzmocnieni pozornie nieskończonymi możliwościami sukcesu. Jednak w tym początkowym okresie nowi właściciele firm mogą być nieświadomi znaczenia posiadania dobrych praktyk księgowych od samego początku.

Opracowanie budżetu biznesowego, śledzenie wydatków i posiadanie innowacyjnych pomysłów to ważne aspekty zakładania firmy. Jednak nowi właściciele firm muszą mieć świadomość najlepszych praktyk księgowych. Bez wiedzy o tym, jak skutecznie zarządzać finansami firmy, istnieje duże ryzyko niepowodzenia.

Rozpoczęcie nowego biznesu może być trudne, ale wiedza o tym, czego nie robić, to świetny sposób na rozpoczęcie właściwej drogi. Poniżej omówimy 10 typowych błędów księgowych popełnianych przez nowych właścicieli firm — i co możesz zrobić, aby ich uniknąć.

1. Nie zaczyna się od licencji biznesowej

Częstym błędem popełnianym przez wielu nowych właścicieli firm jest brak licencji na prowadzenie działalności przy pierwszym otwarciu firmy. Możesz sądzić, że nie jest to konieczne na początku, ale legalne rozpoczęcie działalności jest właściwym sposobem na robienie rzeczy (i pomoże uniknąć przyszłych problemów). Nie czuj się onieśmielony tym krokiem, ponieważ jest to bardzo łatwe. Większość procesu można przeprowadzić online za pośrednictwem strony internetowej Departamentu Skarbowego każdego stanu.

Dotyczy to nie tylko firm fizycznych, ale także firm internetowych . Rejestracja firmy przynosi korzyści z kilku powodów — daje wiarygodność (zwłaszcza gdy Twoja firma jest online), pomaga ustalić tożsamość online, a także minimalizuje osobistą odpowiedzialność.

2. Mieszanie wydatków osobistych i biznesowych

W tym przypadku sprawdza się powiedzenie, że biznesu i przyjemności nie należy mieszać. Może wydawać się nieszkodliwe prowadzenie wizytówki podczas wieczornego wyjścia na miasto lub dodawanie kilku osobistych rzeczy podczas zakupów dla firmy, ale zrobienie tego utrudni śledzenie tajników finansów firmy.

Upewnij się, że do wydatków biznesowych używasz tylko firmowych kont bankowych i kart bankowych. Konta te należy otworzyć przed sprzedażą pierwszych towarów lub usługą, aby zapewnić prawidłowe śledzenie przychodów i wydatków od samego początku. Dzięki temu śledzenie miesięczne i roczne będzie znacznie łatwiejsze.

Z drugiej strony należy również unikać używania osobistej karty do wydatków biznesowych (nawet jeśli jest ona łatwiej dostępna w danej chwili), aby później zmniejszyć zamieszanie.

3. Niezatrudnienie pomocy z zewnątrz

Wielu nowych właścicieli firm zaczyna z poczuciem, że mogą podbić świat. To uczucie jest niesamowite i z pewnością może pomóc zaoszczędzić trochę pieniędzy, ale wkrótce możesz zorientować się, że masz za dużo na głowie i przyznać, że potrzebujesz pomocy. Może to oznaczać podjęcie pomocy w zarządzaniu blogiem, skorzystanie z porady eksperta lub zatrudnienie firmy projektowej w celu przyspieszenia lub przeprojektowania witryny .

Nie ogranicza się to tylko do firm e-commerce lub SaaS. Nawet blogi, które osiągnęły pewien poziom sukcesu, nieuchronnie potrzebują pomocy, aby podnieść poziom i kontynuować tę niesamowitą trajektorię wzrostu. Na przykład Everynight zatrudnił eksperta medycznego, aby przejrzeć ich listę na temat najlepszych materacy :

Zrzut ekranu z listy Everynight

Chociaż na pierwszy rzut oka może to „pożerać zyski”, pieniądze są rekompensowane faktem, że posiadanie artykułu sprawdzonego pod kątem medycznym sprawia, że ​​firma jest bardziej godna zaufania w oczach czytelników i wyszukiwarek .

4. Nieutrzymywanie funduszu kryzysowego

Inwestowanie wszystkiego, co posiadasz, i nieutrzymywanie oszczędności zawsze jest złym pomysłem. Twój rachunek za światło może powrócić wyjątkowo wysoki miesiąc lub materiały mogą nieoczekiwanie wzrosnąć. Niezależnie od przypadku, zawsze musisz mieć plan awaryjny na niespodziewane wydatki. Po prostu decyzja o przeniesieniu wszystkich nieoczekiwanych wydatków na kartę kredytową to okropny pomysł — stopy procentowe wynoszą średnio od 20 do 30%, a szybka spłata długu może być bardzo trudna.

Dobrym planem jest zawsze przechowywanie części zysków jako funduszu awaryjnego. Możesz także skorzystać z innych kreatywnych metod, aby zaoszczędzić dodatkową gotówkę . W ten sposób, gdy coś pojawi się nieoczekiwanie, nie ma powodu do paniki, ponieważ będziesz już mieć rezerwy.

5. Skupienie się na sprzedaży zamiast na zysku

Oglądanie pieniędzy wpływających na twoje konto bankowe jest bardzo satysfakcjonujące; jeśli jednak śledzisz tylko sprzedaż, a nie zyski, będziesz bardzo zaskoczony, gdy zamkniesz miesiąc.

Sprzedaż w rzeczywistości bardzo różni się od zysku, który odejmuje od równania środki potrzebne do sprzedaży. Dobry właściciel firmy zdaje sobie sprawę z tego, ile zarabia na każdej pozycji. Zwykłe decydowanie o cenie bez obliczania marży jest niebezpiecznym przedsięwzięciem dla każdej firmy.

Psychologiczne bariery w finansowaniu małych firm


Źródło obrazu: Fit Small Business

6. Niezapisywanie rachunków

Dobry właściciel firmy rozumie, jak ważne jest śledzenie wszystkich wydatków dla celów księgowych. Chociaż prowadzenie paragonów może być dość uciążliwe, jest to ważny krok w śledzeniu wydatków. Pomysł, aby pamiętać o proszeniu o paragony i nadążać za nimi, może być frustrujący. Na szczęście IRS nie wymaga, aby paragony były w formie papierowej, więc wszystkie paragony mogą być zdigitalizowane.

Przy oszczędzaniu paragonów najlepszą polityką wydaje się „im więcej, tym weselej”. Lepiej byłoby zaoszczędzić dodatkowe rachunki, które nie były potrzebne, niż zacząć rozliczać podatki i zdać sobie sprawę, że brakuje niektórych ważnych rachunków.

Według IRS, niektóre kluczowe rachunki, które zawsze powinny być przechowywane, to:

  • Wpływy brutto: dochód uzyskany z firmy.
  • Taśmy kasowe
  • Informacje o wpłacie (sprzedaż gotówkowa i kredytowa)
  • Książki pokwitowań
  • Faktury
  • Zakupy: przedmioty, które są kupowane w celu sprzedaży klientom.
  • Anulowane czeki lub inne dokumenty wykazujące dowód wpłaty/elektroniczny przelew środków
  • Paragony z taśmy kasowej
  • Pokwitowania i wyciągi z kart kredytowych
  • Faktury
  • Wydatki: koszty niezbędne do utrzymania działalności.
  • Anulowane czeki lub inne dokumenty wykazujące dowód wpłaty/przekazane środki elektroniczne
  • Paragony z taśmy kasowej
  • Wyciągi z konta
  • Hosting
  • Rachunki za Internet i telefon
  • Pokwitowania i wyciągi z kart kredytowych
  • Faktury
  • Koszty podróży, transportu, rozrywki i prezentów
  • Aktywa, takie jak meble lub maszyny, które zostały zakupione dla firmy

Digitalizacja paragonów i zapisywanie ich w miesięcznych folderach na komputerze to łatwy sposób, aby nadążyć za nimi. Jeśli preferowaną metodą jest zapisywanie rzeczywistych paragonów papierowych i paragonów z kasy fiskalnej, najlepszym rozwiązaniem jest dobry system archiwizacji, w którym paragony są składane według miesięcy, a w każdym miesiącu według kategorii. Ułatwi to zarządzanie likwidacjami na koniec miesiąca i roku.

7. Nieodpowiednie planowanie finansowe

Niewiedza, jaki jest ostateczny cel, może być ogromną sprawą. Wiele małych firm zaczyna z niewielkim przepływem środków pieniężnych i rozwija się z czasem. Jeśli jednak chcesz zacząć od wyższego przepływu środków pieniężnych, możesz spróbować ubiegać się o dotację (np. dotację mniejszościową , jeśli dotyczy), aby zapewnić sobie wyższy przepływ środków pieniężnych – a być może nawet pomoc w planowaniu finansowym twojego nowy biznes.

Wiedza o tym, ile pieniędzy trafia do firmy iz niej wychodzi, jest niezbędna do sukcesu. Nie powinieneś po prostu zakładać, że sprzedajesz wystarczająco dużo, więc finanse muszą być w porządku. W rzeczywistości musisz oceniać swoje finanse codziennie, co tydzień lub przynajmniej co miesiąc, aby zrozumieć, jak działa firma. Tworzenie planów finansowych i ustalanie celów pozwoli Ci nadążyć za ostatecznym celem finansowym.

Średnia liczba godzin spędzonych na etapach procesu planowania finansowego w ciągu pierwszych 12 miesięcy


Źródło obrazu: Kitces

8. Brak planu biznesowego

Częścią dobrego planowania finansowego jest posiadanie biznesplanu. Jeśli nie masz pewności, jak to zrobić, dostępne są świetne zasoby online, które pomogą Ci je przygotować. Rozpoczęcie działalności z propozycją biznesową pozwoli Ci ustalić kluczową ścieżkę dotyczącą struktury, prowadzenia i rozwoju firmy, jednocześnie pozostając na dobrej drodze do osiągnięcia celów finansowych.

9. Błędy matematyczne

Wpisy ręczne są zawsze podatne na błędy, a błędy matematyczne spowodowane ręcznym wprowadzaniem mogą być katastrofalne. Zawsze ważne jest, aby dokładnie sprawdzić obliczenia i wprowadzone dane, aby upewnić się, że wszystkie informacje są dokładne. Transponowana liczba lub niewłaściwa formuła mogą mieć ogromne znaczenie w księgowości dla małych firm.

Pospieszna księgowość nigdy nie jest wskazana. Czasami najlepiej jest przetworzyć wszystko w jeden dzień, ale poczekaj kilka godzin lub wróć następnego ranka i ponownie sprawdź pracę. Kilka godzin drogi może zrobić wielką różnicę i pomóc w wyłapaniu wszelkich błędów, które popełniono w pośpiechu.

10. Niewłaściwe zarządzanie rozliczeniami

Nie nadążanie za fakturowaniem lub rozliczeniami oraz niewiedza, kiedy i jak naliczyć podatek obrotowy, może szybko stać się bardzo poważnym problemem. Opóźnione opłaty, odsetki i kary mogą szybko się sumować, odbierając całkowity przychód. Wiedza, jak to zrobić skutecznie, zapewni dobry przepływ środków pieniężnych, dzięki czemu będziesz mógł wykorzystać dochody na pokrycie wydatków i innych potrzeb.

W takim przypadku automatyczne opłacanie niektórych wydatków może być bardzo dobrą rzeczą. Media, czynsz, subskrypcje i inne wydatki biznesowe można ustawić na płatności automatyczne, dzięki czemu nie musisz pamiętać o tym, aby co miesiąc wracać i płacić te rzeczy. Po prostu upewnij się, że te wydatki trafiają na firmową kartę kredytową lub inne konta biznesowe, aby zachować porządek.

Jak zostać odnoszącym sukcesy właścicielem małej firmy

Powyższe zasady stanowią świetne wskazówki, czego nie robić z nową firmą. Jeśli nowi właściciele firm unikną powyższych błędów, są już o krok przed wszystkimi innymi, jeśli chodzi o zapewnienie sukcesu ich firmie. Dobre planowanie i unikanie typowych błędów księgowych tylko zwiększy szanse na sukces firmy.